Поводом стала не авария, а обычный запрос: контрагент попросил копию акта двухлетней давности, и мы искали её два дня — по папкам на сетевом диске, по почте, по переписке. Нашли три файла с одним номером и разными суммами. После этого я сел и выписал, где мы на самом деле теряем время: на подстановке реквизитов, на нумерации, которую каждый менеджер ведёт в своей таблице, и на поиске того, что уже подписано.
Поэтому заказываю веб-приложение с тремя опорами: библиотека шаблонов, справочник контрагентов и архив. В шаблоне текст утверждён заранее, а переменные части помечены полями — наименование, реквизиты, предмет, сроки, суммы прописью. Карточка контрагента заполняется один раз и дальше подставляется целиком, без ручного копирования. Номер присваивает система по правилу компании, а не человек по памяти. Условия оплаты, доставки и ответственности выбираются из заготовленных блоков: так юрист управляет не каждым договором, а набором допустимых вариантов. У шаблона ведётся история версий, и в карточке документа видно, из какой редакции он собран.
Отдельно проговариваю границы. Формулировки шаблонов и их юридическую корректность утверждает юрист с нашей стороны: от исполнителя нужен инструмент, а не правовая экспертиза. Реквизиты и подписанные документы лежат с разграничением доступа по ролям и с журналом выгрузок — кто, что и когда скачал. Отправку контрагенту система сама не выполняет: готовый документ уходит только после подтверждения ответственного.
Состав работ, как я его вижу:
— редактор шаблонов с полями подстановки, проверкой незаполненных полей и предпросмотром;
— справочник контрагентов с историей изменений реквизитов, чтобы старый документ читался со старыми данными;
— правила нумерации, настраиваемые без программиста: маска, счётчик, период обнуления, журнал выданных номеров;
— конструктор условий: блоки оплаты, поставки, гарантий и ответственности с пометкой, какие из них взаимоисключающие;
— две формы выдачи — редактируемый офисный файл и печатный вид;
— архив с поиском по контрагенту, дате, сумме, номеру и типу документа, с отбором по ответственному;
— сравнение редакций шаблона и возврат к предыдущей;
— права: правка шаблонов — у юриста, формирование документов — у менеджеров, просмотр архива — по кругу лиц;
— журнал выгрузок и подтверждение ответственного перед выдачей файла наружу.
Поэтому заказываю веб-приложение с тремя опорами: библиотека шаблонов, справочник контрагентов и архив. В шаблоне текст утверждён заранее, а переменные части помечены полями — наименование, реквизиты, предмет, сроки, суммы прописью. Карточка контрагента заполняется один раз и дальше подставляется целиком, без ручного копирования. Номер присваивает система по правилу компании, а не человек по памяти. Условия оплаты, доставки и ответственности выбираются из заготовленных блоков: так юрист управляет не каждым договором, а набором допустимых вариантов. У шаблона ведётся история версий, и в карточке документа видно, из какой редакции он собран.
Отдельно проговариваю границы. Формулировки шаблонов и их юридическую корректность утверждает юрист с нашей стороны: от исполнителя нужен инструмент, а не правовая экспертиза. Реквизиты и подписанные документы лежат с разграничением доступа по ролям и с журналом выгрузок — кто, что и когда скачал. Отправку контрагенту система сама не выполняет: готовый документ уходит только после подтверждения ответственного.
Состав работ, как я его вижу:
— редактор шаблонов с полями подстановки, проверкой незаполненных полей и предпросмотром;
— справочник контрагентов с историей изменений реквизитов, чтобы старый документ читался со старыми данными;
— правила нумерации, настраиваемые без программиста: маска, счётчик, период обнуления, журнал выданных номеров;
— конструктор условий: блоки оплаты, поставки, гарантий и ответственности с пометкой, какие из них взаимоисключающие;
— две формы выдачи — редактируемый офисный файл и печатный вид;
— архив с поиском по контрагенту, дате, сумме, номеру и типу документа, с отбором по ответственному;
— сравнение редакций шаблона и возврат к предыдущей;
— права: правка шаблонов — у юриста, формирование документов — у менеджеров, просмотр архива — по кругу лиц;
— журнал выгрузок и подтверждение ответственного перед выдачей файла наружу.
