У нас накопилось много ИТ-техники, а порядка в её учёте нет. Всё оборудование и все лицензии до сих пор живут в разрозненных таблицах, которые заполняют разные люди по-разному, и данные постоянно расходятся с реальностью. Когда нужно понять, сколько у нас свободных ноутбуков, за кем закреплён конкретный монитор или какая лицензия скоро закончится, приходится вручную сверять несколько файлов и обходить кабинеты. Требуется внедрить систему учёта ИТ-активов, которая соберёт всё оборудование и всё программное обеспечение в один реестр и покажет по каждой позиции: что это, где находится, за кем закреплено, сколько стоило и в каком состоянии. Нам важна именно достоверность данных и скорость ответа на простые вопросы, которые сейчас превращаются в мини-ревизию.
По каждому активу должны храниться уникальный инвентарный номер, категория, дата и стоимость покупки, поставщик, срок гарантии и текущий статус. Нужно закрепление техники за сотрудниками и подразделениями с историей передач, чтобы при увольнении или переводе было сразу видно, что человек обязан вернуть. Отдельно необходим учёт лицензий: число мест, даты продления и предупреждения, чтобы мы не платили лишнего и не нарушали условия использования. Важно вести весь путь актива — от заявки на закупку и ввода в эксплуатацию через ремонты до списания и утилизации, — и на каждом этапе видеть актуальное состояние. Доступ к системе должен разграничиваться по ролям для ИТ-поддержки, бухгалтерии и руководства.
Отдельно нужны отчёты и наглядные сводки: общая стоимость парка, распределение по отделам, ближайшие окончания гарантий и лицензий, а также устройства, которые пора менять. Просим предложить оптимальный вариант — готовое решение или разработку под наши процессы — и обязательно предусмотреть перенос данных из существующих таблиц, чтобы не заводить всё заново вручную.
Что ожидаем на выходе:
— Единый реестр оборудования и ПО с инвентарными номерами;
— Закрепление за сотрудниками и отделами с историей передач;
— Учёт лицензий с местами, продлениями и предупреждениями;
— Жизненный цикл от закупки до списания и контроль гарантий;
— Отчёты по стоимости и срокам плюс импорт из наших таблиц.
По каждому активу должны храниться уникальный инвентарный номер, категория, дата и стоимость покупки, поставщик, срок гарантии и текущий статус. Нужно закрепление техники за сотрудниками и подразделениями с историей передач, чтобы при увольнении или переводе было сразу видно, что человек обязан вернуть. Отдельно необходим учёт лицензий: число мест, даты продления и предупреждения, чтобы мы не платили лишнего и не нарушали условия использования. Важно вести весь путь актива — от заявки на закупку и ввода в эксплуатацию через ремонты до списания и утилизации, — и на каждом этапе видеть актуальное состояние. Доступ к системе должен разграничиваться по ролям для ИТ-поддержки, бухгалтерии и руководства.
Отдельно нужны отчёты и наглядные сводки: общая стоимость парка, распределение по отделам, ближайшие окончания гарантий и лицензий, а также устройства, которые пора менять. Просим предложить оптимальный вариант — готовое решение или разработку под наши процессы — и обязательно предусмотреть перенос данных из существующих таблиц, чтобы не заводить всё заново вручную.
Что ожидаем на выходе:
— Единый реестр оборудования и ПО с инвентарными номерами;
— Закрепление за сотрудниками и отделами с историей передач;
— Учёт лицензий с местами, продлениями и предупреждениями;
— Жизненный цикл от закупки до списания и контроль гарантий;
— Отчёты по стоимости и срокам плюс импорт из наших таблиц.
