Сообщение должно схватываться взглядом сразу: кто обратился, что нужно, как связаться, какая сумма, если она указана, и ссылка на развёрнутую заявку. Пригодилась бы пара заготовок — скажем, отдельная под запрос перезвона и отдельная под завершённый заказ, — чтобы вид был единообразным и ни одна графа не пропадала. Не менее важно раскладывать оповещения по виду или по продуктовой линии, чтобы отдел продаж не тонул в технических вопросах, а поддержку не дёргали ценовые обращения.
Конкретный набор сервисов оставляем на ваше усмотрение — лишь бы схема работала стабильно, легко подстраивалась нами в дальнейшем и не выставляла напоказ секретные ключи, которые могли бы утечь. Предусмотрите простую защиту от повторов и спама, короткую проверку на наших боевых формах и краткую инструкцию, как нам самим корректировать заготовки и фильтры после завершения работ.