Начинаю всегда с одного вопроса: кто вообще отправляет письма от имени вашей компании? Ответ «мы с бухгалтерией» полным не бывает почти никогда. Отправляют сайт, интернет-магазин, программа учёта, сервис напоминаний, старая скрытая пересылка, про которую помнит один человек, и он в отпуске. Пока все эти отправители не выписаны в один список, разговор о доставляемости бессмысленный: любые записи на домене получатся либо слишком мягкими, чтобы защитить, либо слишком жёсткими, чтобы пропустить своих.
Дальше работа руками. Домен переезжает или остаётся на месте, но его записи я привожу к одному понятному виду: кому разрешено отправлять от имени компании, чем подписывается письмо, что делать получателю с письмом, которое проверку не прошло. Настраиваю почту на домене: ящики сотрудников, общие адреса отделов — продажи, бухгалтерия, поддержка, — пересылки и псевдонимы, автоответы на время отпуска, одинаковые подписи, чтобы письмо от компании выглядело письмом от компании, а не куском личной переписки. Старую почту переношу вместе с папками и адресной книгой, чтобы искать вчерашнее письмо можно было там же, где искали всегда. Включаю вход в два шага и оставляю памятку: как войти, что делать с подозрительным письмом, к кому идти, если что-то не работает.
Оговорки, которые важно услышать до начала, а не после. Строгую политику домена я включаю только после проверки всех отправителей — включённая раньше, она заставит письма компании отбиваться, и первыми пострадают счета и ответы клиентам. Массовые рассылки должны уходить через отдельный сервис и отдельный поддомен: репутация рассылок и репутация рабочей почты не могут быть общими. Пароли сотрудников я не устанавливаю и не храню — их задают сами владельцы ящиков.
Результат работы:
— список всех отправителей компании и корректные записи домена под него;
— подписи писем и политика домена с отчётами: сначала мягко, потом строго;
— обратная зона и снятие адреса со списков блокировок, если он туда попал;
— прогрев нового адреса по нарастающей, с контролем отчётов;
— ящики сотрудников и общие адреса отделов с разграничением доступа;
— автоответы, единый шаблон подписи и перенос старой переписки;
— вход в два шага для сотрудников и короткая памятка команде на одну страницу.
Дальше работа руками. Домен переезжает или остаётся на месте, но его записи я привожу к одному понятному виду: кому разрешено отправлять от имени компании, чем подписывается письмо, что делать получателю с письмом, которое проверку не прошло. Настраиваю почту на домене: ящики сотрудников, общие адреса отделов — продажи, бухгалтерия, поддержка, — пересылки и псевдонимы, автоответы на время отпуска, одинаковые подписи, чтобы письмо от компании выглядело письмом от компании, а не куском личной переписки. Старую почту переношу вместе с папками и адресной книгой, чтобы искать вчерашнее письмо можно было там же, где искали всегда. Включаю вход в два шага и оставляю памятку: как войти, что делать с подозрительным письмом, к кому идти, если что-то не работает.
Оговорки, которые важно услышать до начала, а не после. Строгую политику домена я включаю только после проверки всех отправителей — включённая раньше, она заставит письма компании отбиваться, и первыми пострадают счета и ответы клиентам. Массовые рассылки должны уходить через отдельный сервис и отдельный поддомен: репутация рассылок и репутация рабочей почты не могут быть общими. Пароли сотрудников я не устанавливаю и не храню — их задают сами владельцы ящиков.
Результат работы:
— список всех отправителей компании и корректные записи домена под него;
— подписи писем и политика домена с отчётами: сначала мягко, потом строго;
— обратная зона и снятие адреса со списков блокировок, если он туда попал;
— прогрев нового адреса по нарастающей, с контролем отчётов;
— ящики сотрудников и общие адреса отделов с разграничением доступа;
— автоответы, единый шаблон подписи и перенос старой переписки;
— вход в два шага для сотрудников и короткая памятка команде на одну страницу.
